Za dwa tygodnie — 1 października 2026 r. — wchodzi w życie nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, procedowana przez Ministerstwo Finansów pod roboczą nazwą projekt UD314. Kilkadziesiąt zmian w jednej ustawie: likwidacja formularz VAT-Z, koniec 14-dniowego terminu przy pojazdach z UE, nowe zasady weryfikacji kontrahentów i — co ważne dla firm korzystających z zewnętrznych usług — rozszerzenie mechanizmu podzielonej płatności na usługi doradcze, reklamowe i księgowe.
Część zmian naprawdę upraszcza prowadzenie firmy. Kilka może zaskoczyć — szczególnie w obszarze split paymentu i kas fiskalnych. Pokazujemy, co konkretnie wchodzi w życie i co właściciel małej lub średniej firmy powinien sprawdzić jeszcze w tym miesiącu.
Projekt UD314: skąd się wzięła ta nowelizacja
Ministerstwo Finansów prowadzi regularne przeglądy przepisów podatkowych pod kątem przepisów, które albo straciły sens, albo tworzą obciążenia administracyjne bez realnej wartości fiskalnej. Projekt UD314 to efekt jednego z takich przeglądów — skoncentrowanego na ustawie o podatku od towarów i usług.
Rada Ministrów zatwierdziła projekt 2 czerwca 2026 r. Trafił do Sejmu, przeszedł kolejne czytania i po podpisaniu przez Prezydenta trafił do Dziennika Ustaw z datą wejścia w życie 1 października 2026 r. dla większości przepisów. Część zmian — m.in. skład VAT — wejdzie od 1 stycznia 2027 r.
Serwisy branżowe mówią o „30 zmianach”, choć dokładna liczba zależy od tego, czy liczyć zmiany na poziomie artykułów czy ustępów. Dla właściciela firmy ważniejsze jest, że zmiany można podzielić na trzy kategorie:
- Likwidacja zbędnych formalności — formularze, które urząd i tak dostawał inną drogą (np. z CEIDG czy KRS).
- Nowe narzędzia dla podatnika — jak możliwość sprawdzenia statusu kontrahenta w Białej Liście VAT za 5 lat wstecz.
- Rozszerzenie odpowiedzialności — szczególnie w obszarze split paymentu i usług niematerialnych.
Warto wiedzieć, że nie jest to zmiana powiązana z KSeF — tamte przepisy funkcjonują na osobnym harmonogramie. Projekt UD314 dotyczy przepisów procesowych, ewidencyjnych i odpowiedzialnościowych ustawy VAT, nie systemu fakturowania.
Czego już nie musisz robić od 1 października — pięć zlikwidowanych obowiązków
Zacznijmy od dobrych wiadomości. Nowelizacja likwiduje kilka obowiązków, które od lat generowały zbędną papierologię. Dane i tak trafiały do urzędu inną drogą — tylko w innym oknie i na innym formularzu.
Formularz VAT-Z przy zamknięciu działalności
Wyrejestrowanie z VAT wymagało dotychczas złożenia osobnego formularza VAT-Z — oprócz wniosku o wykreślenie z CEIDG lub KRS. Był to formularz dublujący informacje, które urząd i tak otrzymywał. Od 1 października, jeśli jesteś wpisany w CEIDG lub KRS, wyrejestrowanie z VAT następuje automatycznie na podstawie informacji z tych rejestrów.
Praktyczny skutek: zamykasz JDG i składasz wniosek o wykreślenie z CEIDG — nie składasz osobno VAT-Z. Przepis zawiera wyjątki (podmioty spoza CEIDG i KRS), ale dla zdecydowanej większości JDG i spółek to realna oszczędność jednej wizyty lub jednego wniosku.
Aktualizacja VAT-R przy zmianie adresu
Zmiana adresu siedziby firmy powodowała zmianę właściwości urzędu skarbowego — co z kolei wymagało złożenia zaktualizowanego formularza VAT-R. Od 1 października tego obowiązku nie ma. Urząd synchronizuje dane z CEIDG i KRS bezpośrednio. Zmiana adresu nie wymaga już osobnego kroku w procesie VAT-owym.
14-dniowy termin zapłaty VAT przy zakupie pojazdu z UE
Przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu środków transportu (WNT) obowiązywał dotychczas szczególny 14-dniowy termin zapłaty VAT — zanim zdążyło się złożyć normalną deklarację. Kto kupował samochód od unijnego sprzedawcy, musiał przelać VAT w ciągu dwóch tygodni od nabycia, nie czekając na rozliczenie miesięczne.
Od 1 października VAT od WNT pojazdów rozlicza się wyłącznie w deklaracji — tak jak każde inne wewnątrzwspólnotowe nabycie. Koniec z presją czasową i osobną płatnością przed normalnym terminem składania deklaracji.
Informacja o spisie z natury (art. 14 ust. 5 ustawy o VAT)
Likwidacja działalności wiązała się dotychczas z obowiązkiem sporządzenia spisu z natury i złożenia odrębnej informacji na ten temat. Nowelizacja znosi tę osobną informację — dane o spisie z natury pozostają elementem JPK_VAT, ale jako oddzielny dokument składany do urzędu nie są już wymagane.
Wykazywanie podstawy opodatkowania przy zakupach zwolnionych
W JPK_VAT wymagano wykazywania podstawy opodatkowania przy nabyciu towarów i usług objętych zwolnieniem z VAT. Od 1 października tego obowiązku nie ma. Upraszcza to ewidencję dla firm, które regularnie kupują usługi zwolnione — ubezpieczenia, wybrane usługi medyczne, edukacyjne lub finansowe.
Biała Lista VAT: sprawdzisz kontrahenta za 5 lat wstecz
Jedna z bardziej użytecznych zmian w praktyce codziennej firmy: rozszerzenie funkcji Wykazu Podatników VAT, czyli Białej Listy (art. 96b ustawy o VAT).
Do tej pory Biała Lista pokazywała aktualny status podatnika — czy jest dziś czynnym płatnikiem VAT. Problem pojawiał się przy transakcjach historycznych. Wystawiałeś fakturę rok temu, a teraz urząd skarbowy podczas kontroli twierdzi, że kontrahent nie był zarejestrowany jako czynny VAT-owiec na tamtą datę — a Ty nie masz jak tego udowodnić, bo API pokazuje wyłącznie stan bieżący.
Od 1 października można sprawdzić status podatnika VAT za ostatnie 5 lat. Nowa funkcjonalność w Białej Liście przyjmuje datę historyczną i zwraca informację: czy dany podmiot był zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT tego konkretnego dnia.
W praktyce to oznacza:
- Dowód do akt w razie kontroli: przed rozmową z urzędem skarbowym możesz wydrukować potwierdzenie, że na dzień wystawienia faktury kontrahent był czynnym VAT-owcem. To konkretny dokument z urzędowego systemu, nie tylko Twoje oświadczenie.
- Weryfikacja historyczna: przy zakupie wierzytelności, audycie transakcji sprzed kilku lat lub due diligence przed przejęciem firmy.
- Ochrona przy dochodzeniu praw: jeśli kiedyś — nie sprawdzając statusu — zapłaciłeś VAT na rachunek niewidniejący w Białej Liście, teraz możesz sprawdzić, czy miałeś rację co do rejestracji kontrahenta na tamtą datę.
To zmiana, której firmy z długą historią transakcji B2B faktycznie oczekiwały. Szczególnie istotna dla branż z długimi cyklami rozliczeń: budowlanka, handel hurtowy, usługi profesjonalne.
Z technicznego punktu widzenia: weryfikacja historyczna jest dostępna przez interfejs Białej Listy na stronie podatki.gov.pl oraz przez API udostępniane przez Ministerstwo Finansów (ten sam endpoint, który integruje większość oprogramowania księgowego). Systemy ERP, które korzystają z tego API, powinny automatycznie obsłużyć nową funkcjonalność — ale warto sprawdzić u swojego dostawcy oprogramowania, czy aktualizacja obejmuje historyczne zapytania. Jeśli Twój system dziś pozwala tylko na sprawdzenie „na dziś” — to sygnał, że producent nie wdrożył jeszcze nowego endpointu.
Split payment i usługi niematerialne — tutaj uważaj
Mechanizm podzielonej płatności (split payment, MPP) rozszerza swój zasięg. Pisaliśmy szczegółowo o ogólnych zasadach w przewodniku po split payment — tutaj skupiamy się wyłącznie na zmianie obowiązującej od 1 października.
Odpowiedzialność solidarna przy usługach niematerialnych
Dotychczas rozszerzenie odpowiedzialności w zakresie VAT (art. 108c i art. 112c ustawy o VAT) dotyczyło głównie towarów z załącznika 15 do ustawy — stali, elektroniki, paliw, usług budowlanych. Od 1 października katalog rozszerza się o usługi niematerialne: doradcze, zarządcze, księgowe, reklamowe i badawcze.
Mechanizm działa tak: jeśli zapłaciłeś za taką usługę podmiotowi, który następnie nie odprowadził VAT do urzędu, urząd może — pod pewnymi warunkami — żądać zapłaty tego VAT od Ciebie jako nabywcy.
Nowa odpowiedzialność uruchamia się, gdy spełniony jest co najmniej jeden z dwóch warunków:
- Wartość brutto jednej faktury przekracza 15 000 zł
- Łączna wartość usług od jednego dostawcy w ciągu miesiąca przekracza 50 000 zł netto
Jeśli Twoja firma kupuje na co miesiąc usługi reklamowe za 25 000 zł brutto od jednej agencji — jesteś w zasięgu tej regulacji.
Jak się zabezpieczyć
Dobrowolny split payment — czyli płatność w mechanizmie podzielonej płatności nawet gdy nie jest obowiązkowa — zwalnia nabywcę z odpowiedzialności solidarnej. VAT trafia bezpośrednio na rachunek VAT sprzedawcy i urząd nie może go od Ciebie ściągać po raz drugi.
Jeśli kupujesz usługi niematerialne za kwoty przekraczające progi (15 000 zł/faktura lub 50 000 zł netto/miesiąc od jednego dostawcy), warto rozważyć stałe stosowanie split paymentu dla tych kontrahentów — szczególnie przy nowych dostawcach, których historii i wiarygodności nie znasz dobrze.
Typowy scenariusz, w którym warto działać: firma produkcyjna zleca agencji obsługę social media za 6 000 zł netto miesięcznie. W sierpniu dochodzi kampania PPC za 12 000 zł netto od tej samej agencji — łączna wartość przekracza 50 000 zł netto tylko wtedy, gdy w danym miesiącu sumaryczne zamówienie od jednego dostawcy przekroczy próg. Jeśli agencja wystawia jedną fakturę za 18 000 zł netto miesięcznie — jest poniżej progu faktury (15 000 zł brutto to ok. 12 195 zł netto przy 23% VAT), więc nie zawsze trafia w progi. Dlatego zanim automatycznie wdrożysz split payment dla wszystkich dostawców usług niematerialnych, warto przeliczyć, czy w Twoim konkretnym przypadku progi są przekraczane. Jeśli tak — split payment jest najprostszym rozwiązaniem.
Klasyfikacja CN zamiast PKWiU dla towarów w split paymencie
Druga zmiana w split paymencie dotyczy towarów, nie usług. Towary objęte obowiązkowym MPP były dotychczas klasyfikowane wg PKWiU, co generowało spory interpretacyjne przy produktach na granicy kategorii. Od 1 października towary w split paymencie klasyfikuje się według Nomenklatury Scalonej (CN) — tej samej, która obowiązuje przy odprawach celnych i handlu wewnątrzunijnym.
Dla firm prowadzących import lub handel transgraniczny to realne uproszczenie — jedna klasyfikacja do celów celnych i do split paymentu. Dla handlu krajowego zmiana jest techniczna i nie powinna wymagać żadnych działań — wystarczy upewnić się, że oprogramowanie księgowe zaktualizowało słownik towarów.
Kasy fiskalne i co przychodzi w 2027 roku
Zapomniana kasa to problem — i to od 1 października
Zmiana, która może zaskoczyć firmy, które przestały używać kasy fiskalnej — po przejściu na sprzedaż wyłącznie B2B, zmianie modelu sprzedaży lub rozszerzeniu KSeF na swoją działalność. Nowelizacja (art. 111 i art. 111b ustawy o VAT) wprowadza:
- Obowiązek utylizacji kasy fiskalnej po jej wyrejestrowaniu — kasa nie może być po prostu odłożona na półkę.
- Kary za brak wyrejestrowania — jeśli masz kasę, której faktycznie nie używasz, a nie dokonałeś formalnego wyrejestrowania w urzędzie skarbowym, narażasz się na sankcję.
Procedura wyrejestrowania kasy fiskalnej wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego i — po formalnym zakończeniu użytkowania — zlecenia fizycznej utylizacji przez uprawnionego serwisanta z odpowiednim wpisem w dokumentacji. Dla kas online procedura przebiega częściowo przez system centralny.
Jeśli Twoja firma ma kasę fiskalną, z której faktycznie nie korzysta, a formalnie jej nie wyrejestrowała — zrób to przed 1 października. Dotyczy to zarówno tradycyjnych kas z pamięcią fiskalną, jak i kas online.
Procedura krok po kroku wygląda następująco: złóż wniosek o wyrejestrowanie kasy do urzędu skarbowego (formularz dostępny na stronie urzędu lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy). Następnie zgłoś kasę do serwisanta celem przeprowadzenia odczytu pamięci fiskalnej i jej fizycznej utylizacji — serwisant wystawia dokument potwierdzający zakończenie eksploatacji. Protokół utylizacji zachowaj w dokumentach firmy. Cały proces trwa od kilku dni do dwóch tygodni zależnie od dostępności serwisu i terminu w urzędzie — nie zostawiaj tego na ostatni dzień września.
Zakaz wymiany pamięci fiskalnej od 1 lipca 2027
Przy okazji warto zapamiętać termin, który wchodzi pół roku później: od 1 lipca 2027 r. wejdzie w życie art. 145a ust. 5a ustawy o VAT — zakaz wymiany pamięci fiskalnej w tradycyjnych kasach rejestrujących. Oznacza to de facto koniec możliwości przedłużania życia starszej kasy przez wymianę pamięci. Firma będzie musiała przejść na kasę online lub kasę wirtualną.
Jeśli planujesz nadal używać kasy fiskalnej po połowie 2027 roku — warto zaplanować jej wymianę z odpowiednim wyprzedzeniem i nie zostawiać tego na ostatnie tygodnie przed deadline’em. Kasy online mają też zwykle krótszy czas dostawy i wdrożenia niż się spodziewa.
Co przychodzi w 2027: skład VAT i inne
Dla kompletności — dwie zmiany zaplanowane na 1 stycznia 2027 r., które dziś wymagają tylko zapamiętania:
Skład VAT — nowa procedura dla firm prowadzących obrót towarami między krajami UE. Dostawy do tzw. składu VAT będą objęte stawką 0%, a obowiązek podatkowy powstanie dopiero w momencie wyprowadzenia towarów ze składu. Rozwiązanie skierowane przede wszystkim do importerów i dystrybutorów handlujących transgranicznie — dla typowej JDG świadczącej usługi lokalnie bez bezpośredniego wpływu.
Korekta ulgi na złe długi (art. 89a ustawy o VAT) — korekta podatku z tytułu nieściągalnej wierzytelności będzie możliwa najwcześniej w rozliczeniu okresu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Dla podatników stosujących metodę kasową: po 180 dniach od dostawy lub wykonania usługi.
Podsumowanie
Nowelizacja VAT od 1 października 2026 to jedno z bardziej odczuwalnych uproszczeń w tym obszarze od lat — likwiduje kilka formularzy i obowiązków, które istniały wyłącznie z przyzwyczajenia systemu, nie z realnej potrzeby fiskalnej. Jednocześnie rozszerza odpowiedzialność przy usługach niematerialnych w sposób, który wymaga aktywnej reakcji.
Co warto sprawdzić jeszcze w tym miesiącu:
- Masz kasę fiskalną, której nie używasz? Sprawdź, czy jest wyrejestrowana. Jeśli nie — złóż wniosek przed 1 października.
- Kupujesz usługi doradcze, reklamowe lub księgowe na faktury >15 000 zł brutto albo za >50 000 zł netto miesięcznie od jednego dostawcy? Rozważ dobrowolny split payment jako zabezpieczenie.
- Planujesz zamknąć JDG lub spółkę? Od 1 października nie musisz składać osobno VAT-Z — wystarczy wykreślenie z CEIDG lub KRS.
- Kupujesz pojazdy z UE? Koniec z 14-dniowym terminem VAT — rozliczasz w normalnej deklaracji.
- Weryfikujesz kontrahentów historycznie? Biała Lista pokaże Ci teraz status VAT za ostatnie 5 lat.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak konkretnie te zmiany wpływają na model rozliczeń Twojej firmy — chętnie to wyjaśnimy.