Najczęściej słyszymy od właścicieli małych firm jedno pytanie: „jak długo jeszcze nie muszę być na VAT?“. Próg 200 tys. zł obrotu rocznego nie zmieniał się od końca 2016 roku, a dzisiejsze ceny mają z tamtymi tyle wspólnego, co cena chleba w 2016 r. z dzisiejszą. Od 1 stycznia 2026 r. próg w końcu rośnie — do 240 tys. zł — i jednocześnie startuje druga, mniej zauważalna zmiana: polska mikrofirma może po raz pierwszy korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach UE bez rejestracji za granicą. Druga zmiana ma długą nazwę: procedura SME.
Niżej wyjaśniamy, co zmienia się od stycznia, kogo to faktycznie dotyczy, jak liczyć obrót pod nowy limit, jaki wyjątek dotyczy 2026 roku (pozwala wrócić do zwolnienia bez rocznej karencji) i kiedy procedura SME ma sens dla małej polskiej firmy. Bez „kluczowych zmian podatkowych” — z konkretami z ustawy.
Skąd ta zmiana i kiedy obowiązuje
Podwyżka limitu jest częścią pakietu deregulacyjnego przyjętego przez Sejm. Nowelizacja VAT — uchwalona 24 czerwca 2025 r. i ogłoszona w Dz. U. z 2025 r. poz. 896 — wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r. Modyfikuje art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (ustawa z dnia 11 marca 2004 r., Dz. U. z 2004 r. nr 54 poz. 535, ze zm.) — kluczowy przepis regulujący tzw. zwolnienie podmiotowe.
Komunikat Krajowej Administracji Skarbowej ujmuje to wprost:
Podwyższony zostaje limit zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 tys. zł. — Ministerstwo Finansów / KAS, komunikat o pakiecie ustaw deregulacyjnych
W praktyce oznacza to dwie rzeczy. Po pierwsze, wszyscy podatnicy, którzy w 2025 r. mieścili się w starym progu 200 tys. zł, w 2026 r. korzystają z 40 tys. zł większego buforu. Po drugie, wyższy próg dotyczy także przedsiębiorców z innych krajów Unii, którzy stosują w Polsce mechanizm SME — o nim osobno w sekcji niżej.
Co istotnie nie zmienia się: katalog branż wyłączonych ze zwolnienia (art. 113 ust. 13 ustawy o VAT) — kancelarie prawne, doradcy podatkowi, firmy jubilerskie i niektóre usługi finansowe nadal muszą rejestrować się jako podatnicy VAT czynni od pierwszej transakcji, niezależnie od progu.
Kogo to faktycznie dotyczy
Nowy limit dotyka kilka różnych grup, ale najbardziej namacalnie trzy z nich.
Mikrofirmy zbliżone do progu. Właściciel jednoosobowej działalności, który w 2025 r. zamknął się w 198 tys. zł, w 2026 r. ma 42 tys. zł więcej zapasu, zanim trafi na VAT. Dla wielu usługodawców — fryzjerzy, kosmetyczki, niezależni rzemieślnicy, korepetytorzy, drobni rzemieślnicy, niektórzy informatycy w pojedynczej działalności — to różnica między zostaniem małym podatnikiem nievatowcem a obowiązkiem przejścia na VAT, prowadzenia ewidencji JPK_V7 i (od momentu obowiązywania KSeF dla zwolnionych) wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Firmy, które właśnie przekroczyły 200 tys. zł. Tu jest najciekawszy mechanizm — dla 2026 r. ustawa wprowadziła wyjątek od standardowej zasady rocznej karencji. Wracamy do tego za chwilę.
Sklepy internetowe sprzedające klientom indywidualnym (B2C). Dla e-commerce’u zwolnienie podmiotowe oznacza, że nie doliczasz VAT do ceny dla konsumenta — Twoja oferta jest po prostu „o 23 proc. tańsza” niż konkurencja będąca na VAT. Wzrost limitu pozwala dłużej grać tą kartą, zanim trzeba uwzględnić VAT w cenniku.
Dla kogo zmiana nie ma znaczenia: firmy B2B sprzedające głównie czynnym podatnikom VAT (Twój klient odlicza VAT, więc cena netto + VAT to dla niego ten sam koszt — bycie nievatowcem nie daje cenowej przewagi, a ogranicza odliczanie VAT od kosztów), firmy z obrotem grubo powyżej 240 tys., firmy z branż wyłączonych ze zwolnienia.
Jak liczyć obrót do nowego limitu
Tu większość przedsiębiorców popełnia jeden z dwóch błędów: liczy „za dużo” (przepłaca VAT, którego można było nie naliczać) albo „za mało” (przekracza próg, a nie wie o tym aż do kontroli). Reguły są mniej intuicyjne, niż się wydaje.
Co wlicza się do limitu
- odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium Polski,
- eksport towarów (poza UE),
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT — sprzedaż do firm z UE).
Co jest wyłączone z liczenia
- sprzedaż środków trwałych firmy (np. sprzedajesz samochód osobowy używany w firmie — kwota nie zwiększa Twojego obrotu pod limit),
- niektóre usługi zwolnione przedmiotowo z VAT na podstawie art. 43 ustawy (np. usługi medyczne, edukacyjne — szczegóły zależą od konkretnego punktu art. 43),
- transakcje poza zakresem podatku VAT.
Ostrzeżenie: jeśli prowadzisz mieszaną działalność (część zwolniona z art. 43, część opodatkowana), policzenie obrotu do limitu wymaga rozdzielenia strumieni przychodów. Pomyłka w jedną stronę kończy się utratą zwolnienia z mocą wsteczną i obowiązkiem dopłaty VAT od chwili przekroczenia. To jeden z tych momentów, w których jednorazowa konsultacja z księgową albo doradcą podatkowym oszczędza więcej, niż kosztuje.
Proporcja dla nowych firm
Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, limit liczy się proporcjonalnie. Startujesz 1 lipca? Twój limit za bieżący rok to mniej więcej połowa 240 tys. — czyli ok. 120 tys. zł. Reguła nie zmienia się, ale jej znaczenie rośnie wraz z podwyżką progu.
Wyjątek dla 2026 r. — powrót bez karencji
Standardowa reguła jest taka: gdy podatnik przekroczy próg i straci status zwolnionego, musi co najmniej rok być czynnym vatowcem, zanim wróci do zwolnienia (jeśli obrót spadnie poniżej limitu). To rok karencji.
Dla 2026 r. ustawa wprowadziła specjalny wyjątek. Jeśli Twój obrót w 2025 r. przekroczył 200 tys. zł, ale zmieścił się w nowym limicie 240 tys. zł, możesz wrócić do statusu zwolnionego z VAT od 1 stycznia 2026 r., pomijając standardową roczną karencję.
W praktyce: jednoosobowa działalność, która we wrześniu 2025 r. przebiła stary próg i przeszła na VAT, ale finalnie zamknęła rok np. na poziomie 215 tys. zł, może z dniem 1 stycznia 2026 r. zgłosić powrót do zwolnienia (formularz VAT-R) i ponownie wystawiać faktury bez VAT. To jednorazowa szansa, wyłącznie dla 2026 r. — bo obejmuje tylko firmy, które przekroczyły poprzedni próg, a mieszczą się w nowym.
Praktyczna implikacja: w listopadzie i grudniu 2025 r. warto policzyć dokładny obrót — czasem jedno faktury więcej lub mniej decyduje o tym, czy mieścisz się w przedziale 200–240 tys. zł, a więc czy łapiesz się na ten wyjątek. To jeden z tych momentów, kiedy przesunięcie wystawienia faktury o kilka dni między grudniem a styczniem realnie wpływa na status VAT przez cały kolejny rok.
Procedura SME — zwolnienie z VAT w całej UE
Drugi, mniej zauważany element zmiany: od 1 stycznia 2025 r. (czyli już ponad rok) działa w Polsce procedura SME — unijny mechanizm pozwalający firmie zwolnionej z VAT w jednym państwie korzystać ze zwolnienia także w innych państwach członkowskich, bez rejestracji VAT za granicą. Podstawą jest dyrektywa Rady (UE) 2020/285 z 18 lutego 2020 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE oraz dyrektywa 2022/542. Polska implementowała ją od stycznia 2025 r.
Ministerstwo Finansów opisuje cel jednoznacznie:
Specjalne ramy zwolnienia z VAT dla małych i średnich przedsiębiorstw prowadzących działalność transgraniczną w UE. Cel: wsparcie rozwoju handlu transgranicznego i dostosowanie przepisów do dynamicznie zmieniających się potrzeb przedsiębiorców. — Ministerstwo Finansów, materiały z webinaru o procedurze SME
Po co to mikrofirmom
Dotychczas wyglądało to tak: jeśli polski freelancer zwolniony z VAT zaczął sprzedawać usługi klientom z Niemiec, w pewnym momencie (przekraczając niemiecki próg) musiał zarejestrować się jako podatnik VAT w Niemczech, prowadzić tam ewidencję, wystawiać faktury w niemieckiej walucie podatkowej i raportować lokalnie. Praktyka — nie do udźwignięcia dla jednoosobowej firmy.
Procedura SME upraszcza to drastycznie. Polski mikropodatnik, który chce sprzedawać do innego państwa UE bez rejestracji VAT tam, składa zgłoszenie w Polsce (przez e-Urząd Skarbowy), uzyskuje numer identyfikacyjny EX i raportuje kwartalne obroty wyłącznie w Polsce — w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście, który obsługuje procedurę SME dla całego kraju. Państwa UE wymieniają informacje między sobą.
Twardy warunek — cap unijny
Tu jest pułapka. Polski limit zwolnienia podmiotowego (240 tys. zł od 2026 r.) dotyczy obrotu w Polsce. Cap unijny dla procedury SME wynosi 100 tys. EUR rocznego obrotu w całej UE łącznie. Mała firma, która ma 240 tys. zł w Polsce i jeszcze sprzedaje za granicę, łatwo ten cap przekracza — wtedy traci prawo do zwolnienia transgranicznego (choć polskie zwolnienie krajowe może utrzymać, jeśli mieści się w polskim limicie).
W liczbach: 100 tys. EUR przy kursie ok. 4,30 zł to ok. 430 tys. zł rocznie obrotu w UE. Dla większości polskich mikrofirm działających lokalnie z dorywczym eksportem usług — komfortowy zapas. Dla firm celowanych głównie w klientów zagranicznych — może być za ciasno.
Kiedy SME ma sens
- jednoosobowa działalność z 1–2 klientami zagranicznymi w UE, dzisiaj liczona pod limit lokalny każdego z tych krajów,
- sklep internetowy z drobną sprzedażą do UE (B2C poniżej progu OSS — alternatywa dla rejestracji w OSS, jeśli obrót poza Polską jest niewielki),
- freelancer (programista, projektant, copywriter, konsultant) sprzedający usługi cyfrowe do firm UE — gdy klient zagraniczny chce widzieć fakturę bez VAT, a polski freelancer nie chce rejestrować się jako VAT-czynny.
Nie ma sensu, jeśli już jesteś czynnym podatnikiem VAT w Polsce (procedura jest tylko dla zwolnionych) albo Twoje obroty zagraniczne przekraczają cap 100 tys. EUR.
Jak my to robimy w praktyce
Zmiana limitu wygląda na kosmetyczną, ale dla firm zbliżonych do progu zmienia konfigurację techniczną kilku rzeczy: faktur (z VAT czy bez), rejestrów (JPK_V7 albo brak), KSeF-u (z perspektywą obowiązku dla zwolnionych w 2027 r.) oraz integracji systemu sprzedaży z księgowością. W Monaltro standardowo robimy klientom z rocznym obrotem 150–250 tys. zł krótki przegląd na koniec listopada — czy w grudniu warto „wyhamować” wystawianie faktur, żeby zmieścić się w limicie 240 tys., albo czy odwrotnie — wystawić więcej, żeby zostać przy VAT i odliczać go od planowanych zakupów.
Dla klientów planujących sprzedaż za granicę dochodzi pytanie o procedurę SME vs OSS (one-stop shop dla sprzedaży B2C w UE). To dwa różne mechanizmy z różnymi limitami, różnymi obowiązkami raportowymi i różnymi konsekwencjami dla cen w sklepie. Wybór zależy od struktury klientów (B2B czy B2C), wolumenu i tego, w ilu krajach UE faktycznie sprzedajesz.
Jeśli pracujesz nad rozliczeniami VAT i zastanawiasz się, w którą stronę pójść w 2026 r. — to też naturalny moment, żeby spojrzeć na dwie inne zmiany 2026 r., które nakładają się czasowo: obowiązek KSeF dla większości firm i zmiany w estońskim CIT. Trzy rzeczy w jednym roku, więc warto je rozegrać razem, a nie pojedynczo.
Podsumowanie
Limit zwolnienia podmiotowego z VAT rośnie ze 200 do 240 tys. zł od 1 stycznia 2026 r. — pierwsza zmiana progu od 2017 r. Dla mikrofirm na granicy starego limitu i sklepów internetowych B2C to realna zmiana ekonomiki. Dla firm B2B sprzedających czynnym vatowcom — zmiana neutralna. Dodatkowo działa już procedura SME, która pozwala polskiemu nievatowcowi sprzedawać do innych państw UE bez rejestracji VAT za granicą, do limitu 100 tys. EUR rocznego obrotu w całej UE.
Najważniejszy konkret roku 2026: jednorazowy wyjątek pozwalający firmom z obrotem 200–240 tys. zł w 2025 r. wrócić do zwolnienia z VAT od stycznia 2026 r. bez rocznej karencji. W kolejnych latach ten wyjątek już nie zadziała.
Wskazówka: zanim w grudniu 2025 r. wystawisz ostatnie faktury, policz dokładny obrót. Czasami przesunięcie jednej faktury między grudniem a styczniem decyduje, czy łapiesz się na powrót do zwolnienia bez karencji. Jeśli rozważasz zmiany w rozliczeniach VAT przy okazji wszystkich zmian 2026 r. (limit, KSeF, procedura SME) i nie chcesz przepłacać podatku ani wpaść na karę za błędną kwalifikację — chętnie pomożemy poukładać to w jeden plan.