Każdy pracownik, który zanim trafił na etat, prowadził własną działalność albo pracował na zleceniu, ma teraz prawo liczyć te lata do stażu pracy. Ustawa, która dla prywatnych pracodawców weszła w życie 1 maja 2026 r., zmienia reguły naliczania urlopów, okresów wypowiedzenia i odpraw. Nie ma tu okresu przejściowego ani stopniowego wdrożenia — przepisy działają od razu, a inicjatywa leży po stronie pracownika, który w dowolnym momencie (do 30 kwietnia 2028 r.) może przynieść zaświadczenie z ZUS i poprosić o przeliczenie stażu.
Nie musisz nic robić z wyprzedzeniem. Ale powinieneś wiedzieć, czego się spodziewać i jak zareagować, gdy pierwsze zaświadczenia zaczną trafiać do kadr.
W branżach takich jak IT, doradztwo, marketing czy usługi — typowy pracownik ma za sobą kilka lat JDG lub zleceń przed podpisaniem pierwszej umowy o pracę. Do tej pory te lata nie istniały dla celów urlopowych ani wypowiedzeniowych. Od 1 maja to się zmieniło.
Czym jest ustawa stażowa i co zmieniła w Kodeksie pracy
Podstawa prawna: ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423). Prezydent podpisał ją w październiku 2025 r. Dla jednostek sektora finansów publicznych zaczęła obowiązywać 1 stycznia 2026 r. — dla prywatnych pracodawców od 1 maja 2026 r.
Przed zmianami staż pracy liczony do uprawnień pracowniczych opierał się niemal wyłącznie na umowie o pracę. Lata przepracowane na zleceniu, w JDG, w agencji lub za granicą poza stosunkiem pracy były niewidoczne dla celów urlopowych czy wypowiedzeniowych. Pracownik z 15-letnim doświadczeniem zawodowym, który przez 12 lat prowadził firmę, a dopiero potem przeszedł na etat, traktowany był jak ktoś bez historii zawodowej.
Ta asymetria znika. Ustawa wprowadza katalog nowych okresów zaliczanych do stażu ogólnego i — w określonych przypadkach — do stażu zakładowego, który bezpośrednio wpływa na długość okresu wypowiedzenia.
Kto w Twoim zespole powinien to sprawdzić w pierwszej kolejności
Przed zapoznaniem się z listą nowych okresów warto zastanowić się, których pracowników zmiany dotyczą najbardziej. Są to przede wszystkim:
- Pracownicy z branży IT i kreatywnej — w Polsce bardzo często przez kilka lat wykonywali zlecenia zamiast pracować na etacie, albo prowadzili JDG jako freelancerzy. Przejście na etat nie kasuje teraz tego doświadczenia.
- Osoby po powrocie z zagranicy — pracownicy, którzy przez kilka lat byli zatrudnieni za granicą na kontraktach lub samozatrudnieniu, mogą mieć udokumentowany staż poza ZUS.
- Pracownicy z branż usługowych (rachunkowość, doradztwo, szkolenia, handel) — częste przejścia między JDG a etatem to norma w tych sektorach.
- Osoby, które korzystały z „ulgi na start” — pierwsze 6 miesięcy działalności, kiedy nie płacą dużych składek ZUS. Ustawa wyraźnie przewiduje wliczenie tego okresu, co nie jest oczywiste.
Nie musisz aktywnie badać historii każdego pracownika. Ale nowy kwestionariusz osobowy — z pytaniem o poprzednie formy aktywności zawodowej — daje Ci wiedzę z wyprzedzeniem i pozwala planować budżet kadrowy, zanim zaświadczenie z ZUS trafi na Twoje biurko.
Które okresy teraz liczą się do stażu pracy
Od 1 maja 2026 r. pracodawcy prywatni muszą uwzględniać następujące okresy:
- Prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej — JDG, spółka jawna, komandytowa, partnerska, jednoosobowa sp. z o.o. Wymóg: opłacone składki emerytalno-rentowe lub podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu w ramach ulgi na start.
- Umowy zlecenia i agencyjne — jeśli były opłacane składki emerytalne i rentowe.
- Ulga na start — pierwsze 6 miesięcy JDG bez składek ZUS (tylko zdrowotna) również się liczy. ZUS potwierdza ten okres osobno.
- Zawieszenie działalności w celu opieki nad dzieckiem.
- Udokumentowana praca za granicą poza stosunkiem pracy (kontrakt, umowa cywilnoprawna).
- Służby mundurowe: Policja, Służba Ochrony Państwa, Straż Graniczna, Państwowa Straż Pożarna, Służba Celno-Skarbowa.
- Członkostwo w spółdzielniach rolniczych z opłacanymi składkami.
Ważna różnica między stażem ogólnym a zakładowym: ogólny wpływa na wymiar urlopu, zakładowy — na długość okresu wypowiedzenia u konkretnego pracodawcy. Jeśli pracownik przez kilka lat wykonywał zlecenia dla Ciebie, a potem podpisał umowę o pracę, te lata na zleceniu wchodzą do stażu zakładowego. To bezpośrednio zmienia Twoje zobowiązania przy rozwiązaniu umowy.
Trzy skutki dla pracodawcy, które można poczuć w praktyce
1. Wymiar urlopu wypoczynkowego
Kodeks pracy przewiduje dwa progi wymiaru urlopu:
| Staż ogólny | Urlop rocznie |
|---|---|
| Do 10 lat | 20 dni |
| 10 lat i więcej | 26 dni |
Kiedy pracownik udokumentuje nowy staż i łączne lata przekroczą 10, ma prawo do 26 dni rocznie. Jeśli do 10-letniego progu brakuje mu 2 lat stażu ogólnego, a na zleceniu lub w JDG przepracował 5 — próg przekracza od razu.
Typowy scenariusz: pracownik zatrudniony od 4 lat, wcześniej 6 lat JDG. Po wliczeniu łącznie 10 lat — nabędzie 26 dni urlopu. Prawo przysługuje mu od dnia złożenia zaświadczenia pracodawcy, nie od początku roku. Jeśli złoży dokumenty w lipcu, proporcjonalne dodatkowe dni urlopu dotyczą pozostałej części roku.
2. Okres wypowiedzenia
Długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu zakładowego — czyli lat przepracowanych u danego pracodawcy (włącznie z teraz wliczanymi zleceniami):
| Staż zakładowy | Okres wypowiedzenia |
|---|---|
| Mniej niż 6 miesięcy | 2 tygodnie |
| Od 6 miesięcy do 3 lat | 1 miesiąc |
| Co najmniej 3 lata | 3 miesiące |
Praktyczny przykład: pracownik przez 2,5 roku pracował na zleceniu, potem przez 6 miesięcy na umowie o pracę. Stałeś się dla niego zakładem pracy z 3-letnim zakładowym stażem — obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia, mimo że na etacie jest od niedawna. To może zaskoczyć pracodawcę, który planował szybkie rozstanie.
3. Odprawa przy rozwiązaniu umowy
Przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika odprawa zależy od stażu zakładowego:
- Do 2 lat — 1-miesięczne wynagrodzenie,
- Od 2 do 8 lat — 2-miesięczne wynagrodzenie,
- Powyżej 8 lat — 3-miesięczne wynagrodzenie.
Wliczenie lat ze zleceń u tego samego pracodawcy może przesunąć pracownika do wyższego progu. W skrajnym przypadku pracownik z 8 latami zleceń i 1 rokiem etatu ma prawo do 3-miesięcznej odprawy.
Jak pracownik udokumentuje nowy staż — krok po kroku
Cały ciężar dokumentowania spoczywa na pracowniku. Pracodawca nie ma obowiązku proaktywnego sprawdzania. Procedura:
Krok 1. Pracownik loguje się do platformy PUE eZUS i składa wniosek o zaświadczenie o ubezpieczeniu dla celów zaliczenia do stażu pracy — formularz USP, dostępny wyłącznie elektronicznie od 1 stycznia 2026 r. Papierowej wersji nie ma.
Krok 2. ZUS wydaje zaświadczenie w formie elektronicznej. Potwierdza okresy opłacania składek emerytalnych i rentowych, podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu i inne dane. Czas oczekiwania zależy od ZUS, ale z reguły kilka dni roboczych.
Krok 3. Pracownik dostarcza zaświadczenie pracodawcy (oraz inne dokumenty, jeśli dotyczą pracy zagranicznej lub u innych zleceniodawców nieopłacających polskich składek). Wnioskuje o przeliczenie stażu i aktualizację wymiaru urlopu.
Krok 4. Pracodawca aktualizuje dokumentację personalną, informuje pracownika o nowym wymiarze urlopu i — jeśli dotyczy — o zmienionym okresie wypowiedzenia.
Termin dla pracowników: do 30 kwietnia 2028 r. (24 miesiące od 1 maja 2026 r.). Prawa przysługują jednak od dnia złożenia dokumentu pracodawcy — nie wstecz do daty wejścia ustawy.
Uwaga: Ustawa nie zmienia emerytur. Wliczenie JDG do stażu pracy nie wpływa na kapitał emerytalny, nie skraca wieku emerytalnego ani nie zwiększa świadczenia. Chodzi wyłącznie o uprawnienia ze stosunku pracy.
Kiedy pracownik nabywa prawa — ważna data
Kluczowy szczegół, który może zaskoczyć: uprawnienia wynikające z nowego stażu nie działają wstecz od 1 maja 2026 r. Pracownik nabywa je dopiero w dniu, w którym dostarcza pracodawcy udokumentowany staż.
Oznacza to, że:
- jeśli pracownik złoży zaświadczenie 1 września 2026 r. i przekroczy 10-letni próg stażu, to od września przysługuje mu 26 dni urlopu — nie od 1 maja,
- jeśli do końca roku zostanie 6 miesięcy, dodatkowe 6 dni urlopu (różnica między 20 a 26 dniami) będzie przysługiwać proporcjonalnie za pozostałą część roku,
- urlopy już udzielone i rozliczone przed złożeniem dokumentu nie są automatycznie korygowane.
Konsekwencja dla pracodawcy: zmiana wymiaru urlopu nie dzieje się automatycznie 1 maja. Dzieje się w momencie, w którym pracownik zainicjuje procedurę. Możesz mieć pracownika w zespole przez cały 2026 r. z 20 dniami urlopu — i dopiero pod koniec roku dowiedzieć się, że faktycznie miał prawo do 26.
Co jest wyjątkiem — praca zagraniczna i zlecenia bez ZUS
Nie wszystkie przypadki obsłuży ZUS. Dwa obszary wymagają osobnego działania:
Praca za granicą — ZUS nie ma danych o zagranicznych składkach. Pracownik musi dostarczyć dokumenty z zagranicznego systemu ubezpieczeń lub umowy (przetłumaczone na język polski). Pracodawca samodzielnie ocenia wiarygodność dokumentacji. W razie wątpliwości — konsultacja z radcą prawnym, bo błędne wliczenie okresu jest ryzykiem pracodawcy.
Zlecenia sprzed 1999 r. — przed reformą ubezpieczeniową ZUS może nie mieć kompletnych danych. Pracownik może próbować potwierdzić staż innymi dokumentami (np. zaświadczenia od zleceniodawcy).
W obu przypadkach pracodawca ma prawo odmówić wliczenia okresu, jeśli dokumentacja jest niekompletna lub nieweryfikowalna. Ważne, żeby decyzję tę odnotować w aktach osobowych wraz z uzasadnieniem.
Najczęstsze wątpliwości właścicieli firm
W ciągu ostatnich tygodni powtarzają się podobne pytania od przedsiębiorców po wejściu przepisów w życie:
Czy muszę samodzielnie sprawdzić historię zatrudnienia każdego pracownika? Nie. Inicjatywa należy do pracownika. Twoim obowiązkiem jest prawidłowe rozpatrzenie złożonej dokumentacji — nie jej aktywne zbieranie.
Co jeśli pracownik przez lata pracował u mnie na zleceniu, a teraz jest na etacie — czy staż zakładowy zmienia się automatycznie? Nie automatycznie, ale gdy pracownik złoży wniosek i ZUS potwierdzi te okresy, zakładowy staż zostanie zaktualizowany. Może to oznaczać od razu 3-miesięczny okres wypowiedzenia — nawet jeśli umowę o pracę podpisał niedawno.
Czy zleceniobiorca, którego zatrudnię na etat w sierpniu 2026 r., od razu korzysta z nowych zasad? Tak. Przy podpisaniu umowy o pracę i jednoczesnym złożeniu zaświadczenia z ZUS lata ze zleceń (w tym u Ciebie) wejdą do stażu zakładowego od pierwszego dnia etatu. Warto to uwzględnić w planowaniu kadrowym jeszcze przed podpisaniem umowy.
Czy ustawa działa na korzyść pracownika, czy też pracodawca może stracić? Z perspektywy prawa — wyłącznie uprawa pracownika. Pracodawca nie traci żadnych dotychczasowych praw — zmienia się jedynie wymiar zobowiązań: urlopu, wypowiedzenia i ewentualnej odprawy. Wzrost kosztów jest więc realny, ale stopniowy i zależy od profilu zatrudnienia.
Trzy praktyczne kroki dla właściciela MŚP
Nie musisz dziś przeliczać stażu każdego pracownika. Warto jednak przygotować firmę na moment, gdy pierwsze zaświadczenia zaczną napływać:
1. Zaktualizuj kwestionariusz osobowy
Standardowy kwestionariusz stosowany przy zatrudnianiu zazwyczaj pyta wyłącznie o poprzednie umowy o pracę. Dodaj pytanie o okresy JDG, zlecenia i pracę za granicą. Będziesz wiedział z góry, kogo dotyczą nowe przepisy — zanim pracownik przyniesie dokumenty z ZUS.
Warto też przejrzeć kwestionariusze pracowników już zatrudnionych. Jeśli widzisz, że ktoś przez kilka lat prowadził własną firmę przed przyjściem do Ciebie, możesz z wyprzedzeniem sprawdzić, jak to wpłynie na wymiar urlopu i okres wypowiedzenia. Lepsza wycena ryzyka HR zanim zdarzenie zajdzie, niż reagowanie w trybie awaryjnym.
2. Sprawdź regulamin wynagradzania i nagrody jubileuszowe
Jeśli Twój regulamin pracy lub wynagradzania przewiduje dodatek stażowy albo nagrody jubileuszowe (np. za 10, 15, 20 lat pracy) — uwzględnienie nowych okresów może oznaczać, że część pracowników nabyła już te uprawnienia albo zbliża się do progu. To jest obszar, który łatwo przeoczyć przy skupieniu się wyłącznie na urlopie i wypowiedzeniu. Przejrzyj treść regulaminu pod tym kątem, zanim pracownicy złożą zaświadczenia.
3. Przygotuj procedurę wewnętrzną dla kadr
Nawet w małej firmie warto mieć checklist: co zrobić po otrzymaniu zaświadczenia USP, kto aktualizuje akta, jak przelicza się urlop proporcjonalnie w trakcie roku, jak informuje się pracownika. Jedna zapisana procedura eliminuje pytania i błędy przy każdym kolejnym przypadku.
3. Przejrzyj umowy ze zleceniobiorcami, którzy mogą przejść na etat
Jeśli planujesz przekształcenie zlecenia w umowę o pracę, lata na zleceniu u Ciebie wejdą do stażu zakładowego — i wpłyną na okres wypowiedzenia od pierwszego dnia etatu. Warto mieć to skalkulowane przed podpisaniem nowej umowy, żeby nie zaskoczyła Cię inna liczba miesięcy wypowiedzenia przy rozstaniu.
Jeśli zarządzasz większym zespołem i chcesz wdrożyć systematyczną ewidencję — napisz do nas przez formularz kontaktowy, chętnie podpowiemy, jak to zorganizować.
Przy tej okazji warto też sprawdzić, czy w Twojej firmie są aktualne regulacje dotyczące pracy zdalnej — tam również zmieniły się zasady dotyczące ekwiwalentu i ewidencji.
Podsumowanie
Ustawa stażowa (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) obowiązuje prywatnych pracodawców od 1 maja 2026 r. Od tej daty lata przepracowane przez pracownika na JDG lub umowie zlecenia wliczają się do stażu pracy — i mogą zmienić wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy.
- Inicjatywa jest po stronie pracownika — składa wniosek USP w eZUS i dostarcza zaświadczenie pracodawcy.
- Prawa obowiązują od daty złożenia dokumentu, nie wstecz — zmiana nie dzieje się 1 maja automatycznie dla wszystkich.
- Pracownicy mają czas do 30 kwietnia 2028 r. Właściciel firmy powinien być przygotowany, zanim fala wniosków ruszy.
- Najbardziej narażone na zmianę są firmy z pracownikami z branży IT, usług i handlu — czyli dokładnie te, w których wcześniejsza praca na kontrakcie była normą.
Warto zapamiętać, że ustawa weszła w życie bez okresu przejściowego dla pracodawców — przepisy przejściowe regulują jedynie 24-miesięczny termin dla pracowników na dostarczenie dokumentów (art. 4 ustawy z Dz.U. z 2025 r. poz. 1423). Twoje obowiązki jako pracodawcy działają od 1 maja. Spośród innych nowych regulacji 2026 roku warto też zadbać o e-Doręczenia, które stają się obowiązkowe od 1 października.
Wskazówka: najważniejszy ruch teraz to aktualizacja kwestionariusza osobowego i prosta procedura dla kadr. Dwie strony dokumentu mogą zaoszczędzić dużo zamieszania przy pierwszym zaświadczeniu z ZUS.