Większość firm pyta o zgodność z RODO dopiero wtedy, gdy narzędzie AI już działa, a decyzje o danych i dostawcy dawno zapadły. To nie nasza obserwacja, tylko wniosek samego Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Według badania, które UODO przytacza na swojej stronie, od 41 do 58,5% podmiotów nie widzi związku między narzędziami AI a danymi osobowymi, a aż 95,9% nie czuje się przygotowanych do wdrożenia AI zgodnie z RODO.
W sierpniu 2026 roku urząd wydał na to coś praktycznego: listy pytań, które warto zadać przed uruchomieniem narzędzia AI. Jedna z nich jest napisana wprost dla małych i średnich firm. Przeszliśmy przez nią punkt po punkcie i poniżej tłumaczymy, co z niej wynika dla właściciela firmy, który nie jest prawnikiem.
Co dokładnie opublikował UODO i czym to nie jest
UODO przygotował cztery zestawy pytań inicjalnych. Pierwszy napisano z myślą o MŚP, które kupują gotowe rozwiązania AI i same niczego nie trenują, a prawnika na etacie zwykle nie mają. Drugi dotyczy sektora publicznego. Trzeci, tak zwana wersja 0, jest dla organizacji, które nie mieszczą się w żadnej z tych grup, także dla tych, które budują lub dotrenowują własne modele. Czwarty, rozszerzony, jest wspólny dla wszystkich i sygnalizuje także obowiązki z unijnego AI Act.
Zanim przejdziemy dalej, trzy zastrzeżenia, które urząd podaje sam:
- listy są punktem wyjścia do pogłębionych analiz, a nie ich zamiennikiem,
- to nie jest oficjalna interpretacja prawa, więc udane wypełnienie niczego jeszcze nie przesądza,
- gotowych odpowiedzi nikomu w urzędzie przekazywać nie trzeba.
Innymi słowy: to narzędzie do myślenia, a nie certyfikat. Jego wartość polega na tym, że porządkuje pytania w kolejności, w jakiej zadałby je kontroler, i każe odpowiedzieć na nie zanim podpiszesz umowę z dostawcą. Urząd zbierał też opinie użytkowników do 30 września 2026 roku, więc materiały mogą jeszcze zostać zaktualizowane. Warto zajrzeć na stronę UODO, zanim zaczniesz z nich korzystać. Wersję dla MŚP znajdziesz w pliku z listami pytań (to jeden dokument PDF, wersja dla MŚP zaczyna się mniej więcej w połowie), a opis całości na stronie UODO. O publikacji pisał też portal PIT.pl.
Jak działa lista dla MŚP — zasady użycia
Lista ma 26 pytań podzielonych na 9 bloków. Według urzędu jej wypełnienie nie wymaga wiedzy prawniczej i zajmuje około 30 minut. Zasady korzystania z niej są jednak ważniejsze niż same pytania, więc je zestawiamy.
Osobno dla każdego zastosowania. To samo narzędzie używane do pisania tekstów marketingowych niesie inne ryzyko niż to samo narzędzie użyte do obsługi klientów albo rekrutacji. Dlatego UODO każe wypełniać listę osobno dla każdego zastosowania, a nie raz dla całego narzędzia.
Wypełnia ją właściciel albo osoba, która odpowiada za wdrożenie, a w razie potrzeby wspiera ją ktoś zajmujący się ochroną danych. Większość odpowiedzi leży w dokumentach dostawcy: umowie, regulaminie i polityce prywatności. Zanim więc zaczniesz zgadywać, otwórz je.
Puste miejsce oznacza lukę w wiedzy. Urząd nie traktuje tego jak błędu, ale oczekuje, że lukę się zamknie: w kolumnie „Działanie” zapisujesz, co trzeba ustalić, kto się tym zajmie i w jakim terminie. Odpowiedź „WYJAŚNIJ” bez uzasadnienia jest według listy równoważna brakowi odpowiedzi.
Zapalna lampka przy trzech „NIE”. Jeśli takich odpowiedzi jest więcej niż trzy, lista każe porozmawiać ze specjalistą, zanim narzędzie będzie dalej używane.
Gotowy arkusz zostaje w firmie. Wypełniona lista jest śladem, że firma przemyślała sprawę przed wdrożeniem, co przyda się przy kontroli albo skardze.
Ostrzeżenie: lista dla MŚP jest przewidziana wyłącznie dla gotowych narzędzi. Urząd wskazuje sytuacje, w których trzeba sięgnąć po wersję rozszerzoną albo po pomoc specjalisty: własny trening modelu na danych firmy, narzędzie wpływające na sytuację prawną ludzi (rekrutacja, ocena pracowników, scoring klientów), dane wrażliwe lub dane dzieci, a także przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Cztery rzeczy, bez których dane klientów nie powinny trafić do narzędzia
Lista rozdziela sprawy na takie, które mogą poczekać, i takie, które nie mogą. Według UODO przed pierwszym użyciem narzędzia na danych klientów albo pracowników muszą być już gotowe cztery elementy:
- umowa z dostawcą,
- ustalona podstawa, na której przetwarzasz dane,
- informacja dla ludzi, których dane trafią do narzędzia,
- wiedza o tym, gdzie te dane fizycznie się znajdą.
Cała reszta, na przykład szkolenie zespołu, reguły wprowadzania danych i plan działania na wypadek błędu, może iść równolegle z użytkowaniem, byle z terminami wpisanymi w kolumnie „Działanie”. To przydatny podział, bo nikt nie wymaga idealnej dokumentacji przed pierwszym testem narzędzia na materiałach bez żadnych danych osobowych. Nie wolno natomiast „na próbę” wkleić tam listy klientów. Dlatego pierwszy test warto robić na tekstach, które nikogo nie dotyczą: opisie produktu, szkicu wpisu na blog, ogólnym pytaniu o branżę.
1. Umowa powierzenia przetwarzania
Pytanie dziewiąte brzmi: czy mamy umowę powierzenia przetwarzania danych z dostawcą AI (art. 28 RODO)? Lista zaznacza, że jest ona obowiązkowa, gdy dostawca przetwarza dane w naszym imieniu, i dotyczy większości usług AI w chmurze. Prościej: jeśli wysyłasz dane klientów do cudzego serwera, a dostawca robi z nimi coś na twoje polecenie, potrzebujesz formalnej umowy opisującej, co wolno mu z nimi zrobić. U wielu dostawców jest to standardowy dokument do zaakceptowania w panelu, ale trzeba go znaleźć i sprawdzić, a nie zakładać, że istnieje.
2. Dostawca a trenowanie jego modeli
To według nas najważniejsze pytanie na całej liście. Numer dwanaście: czy dane, które wprowadzamy do narzędzia, mogą być wykorzystywane przez dostawcę do trenowania jego modeli i czy można to wyłączyć?
Dlaczego to takie istotne? Lista odwołuje się tu do art. 28 ust. 10 RODO. Gdy dostawca zaczyna używać wprowadzonych danych do własnych celów, przestaje być wykonawcą twoich poleceń i w tym zakresie sam bierze na siebie rolę administratora. Brzmi to jak problem dostawcy, ale w praktyce to także twój problem: przekazałeś cudze dane komuś, kto użył ich po swojemu, a to ty odpowiadasz przed klientem. Ten przepis znajdziesz w pełnym tekście rozporządzenia. Lista podpowiada też, że wiele narzędzi pozwala wyłączyć uczenie na danych klienta, czasem w ustawieniach konta, a czasem dopiero w płatnym planie. Odpowiedzi szukaj w regulaminie, umowie powierzenia i panelu ustawień.
Dla właściciela firmy oznacza to jedno konkretne działanie: zanim wybierzesz plan, sprawdź, czy opcja „nie trenuj na moich danych” jest w ogóle dostępna w tym planie, który chcesz kupić. Różnica w cenie między planami bywa mniej istotna niż to, że tańszy z nich nie daje takiej kontroli.
3. Gdzie leżą dane i jak długo
Pytanie dziesiąte dotyczy kraju, w którym dostawca przechowuje dane, i tego, czy są przekazywane poza UE (lista odsyła do art. 44–49 RODO). Pytanie trzynaste: jak długo dostawca przechowuje wprowadzone dane i historię rozmów oraz czy możemy je usunąć. UODO przypomina, że w przypadku AI chodzi nie tylko o same dane, ale też o archiwum zapytań, wgrane dokumenty i kopie, które narzędzie trzyma w pamięci podręcznej rozmowy. Czyli nie tylko tego, co wpisałeś, ale też tego, co narzędzie „zapamiętało” na potrzeby kolejnych rozmów.
Jeśli rozważasz rozwiązanie, które w ogóle nie wysyła danych do cudzej chmury, zerknij na nasz tekst o lokalnych modelach AI i prywatności danych. Nie jest to rozwiązanie dla każdego, ale zmienia odpowiedzi na kilka pytań z tej listy.
4. Informacja dla osób i podstawa prawna
Pytanie ósme dotyczy podstawy prawnej przetwarzania (art. 6 ust. 1 RODO). Lista wymienia zgodę, umowę, obowiązek prawny i uzasadniony interes, a jeśli firma nie wie, na której się opiera, odsyła do konsultacji z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem. Pytanie piętnaste: czy poinformowaliśmy osoby, że ich dane są przetwarzane z użyciem AI. Według listy klauzule informacyjne muszą zawierać wzmiankę o AI i zasadach działania systemu.
Reszta listy: bezpieczeństwo, ludzie, dokumentacja
Reszta pytań to klasyczna higiena ochrony danych, tyle że przyłożona do narzędzi AI.
Kto ma dostęp i co robimy, gdy dane wyciekną
Pytanie czternaste łączy dwie sprawy. Pierwsza to dostęp do konta: lista wskazuje, że art. 32 RODO wymaga ograniczenia dostępu do osób, które go potrzebują, i podaje przykłady: konta imienne i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Druga to naruszenia. Art. 33 RODO wyznacza administratorowi termin: o naruszeniu ochrony danych informuje się urząd nadzorczy możliwie szybko, co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia incydentu. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy naruszenie raczej nie grozi ludziom negatywnymi skutkami. Spóźnione zgłoszenie wymaga wyjaśnienia powodów opóźnienia. Lista podkreśla, że w firmie musi być wiadomo, kto się tym zajmuje. W praktyce to oznacza jedno: zanim pracownik wklei dane klienta do narzędzia, ktoś powinien wiedzieć, co robić, jeśli konto zostanie przejęte, a trzy doby biegną od momentu, w którym firma się o tym dowiedziała.
Zasady dla pracowników
Pytanie siódme jest proste i zarazem najczęściej pomijane: czy wiemy, kto w firmie odpowiada za dane wprowadzane do AI i czy mamy zasady, jakie dane wolno tam wprowadzać. Według listy takie reguły zmniejszają ryzyko, że ktoś nieświadomie ujawni w narzędziu informacje o klientach albo o współpracownikach. Odpowiedź znajdziesz w wewnętrznym regulaminie i instrukcji dla zespołu. Jak taki regulamin napisać, opisaliśmy w tekście o polityce korzystania z AI w firmie. Dwa pytania z końcówki listy dotyczą tego samego: czy przeszkoliliśmy pracowników (22) i czy ktoś okresowo sprawdza, czy narzędzie nadal działa poprawnie i czy nie zmienił się sposób jego używania (23). Lista tłumaczy to prosto: dostawca może zmienić model, a pracownicy sposób korzystania z narzędzia.
Dokumentacja i rejestr
Pytanie osiemnaste: czy zaktualizowaliśmy rejestr czynności przetwarzania w związku z wdrażaniem AI (art. 30 RODO). Jeśli nie wiesz, co to za rejestr i czy go masz, zacznij od naszego tekstu o rejestrze czynności przetwarzania danych. Pytanie dziewiętnaste dotyczy ochrony danych w fazie projektowania (art. 25): minimalizacji danych, pseudonimizacji i kontroli dostępu przy wyborze narzędzia. Pytanie dwudzieste: czy oceniliśmy, czy potrzebna jest ocena skutków dla ochrony danych (art. 35). Według listy bywa wymagana przy profilowaniu, dużej skali danych szczególnych albo innowacyjnej technologii.
Kiedy narzędzie zaczyna decydować o ludziach
Dwa pytania z listy warto czytać razem: drugie i siedemnaste. Drugie pyta, czy wyniki systemu wpływają na sytuację osób fizycznych, czyli klientów lub pracowników. Siedemnaste pyta, czy wynik działania AI jest sprawdzany przez pracownika, zanim zostanie wykorzystany wobec osoby, na przykład przy rekrutacji, ocenie pracownika lub odmowie usługi.
Za tym stoi art. 22 RODO. Daje on człowiekowi prawo, by nie podlegać decyzji podjętej wyłącznie przez automat, jeśli taka decyzja niesie dla niego skutki prawne albo podobnie istotnie go dotyka. Od tej zasady są wyjątki (umowa, przepis prawa, wyraźna zgoda), ale wtedy firma musi zapewnić m.in. możliwość interwencji człowieka. Lista UODO dodaje zastrzeżenie, które łatwo przeoczyć: kontrola ma być prawdziwa. Pracownik musi mieć realną możliwość zmiany wyniku według własnego osądu. Samo klikanie „zatwierdź” pod tym, co wyświetlił program, się nie liczy.
Urząd jest tu stanowczy. Jeśli narzędzie ma samo rozstrzygać sprawy ludzi, bez udziału pracownika, to według zasad użycia listy nie wpisujemy tego na później do harmonogramu. Zmienia się sposób korzystania z narzędzia albo się z niego rezygnuje.
Wyobraźmy sobie hipotetycznie sklep internetowy, który chce, by narzędzie AI automatycznie odrzucało zgłoszenia reklamacyjne uznane za podejrzane. Jeśli nikt nie ogląda tych decyzji, a klient nie ma jak ich zakwestionować, to dokładnie ten scenariusz, przed którym ostrzega lista. Jeśli zaś narzędzie jedynie podsuwa pracownikowi sugestię, a pracownik faktycznie może ją zmienić, sytuacja wygląda inaczej.
Dziewiąty blok: co z AI Act
Ostatnie trzy pytania (24–26) sygnalizują obowiązki z unijnego rozporządzenia o sztucznej inteligencji. Firma ma sprawdzić, czy jej system może być systemem wysokiego ryzyka (lista wskazuje m.in. rekrutację, scoring, edukację, zdrowie), czy jego użycie nie jest praktyką zakazaną w rozumieniu art. 5 AI Act oraz czy zapewniono wymogi przejrzystości z art. 50 AI Act: oznaczanie treści generowanych przez AI, informowanie o rozmowie z chatbotem i oznaczanie deepfake’ów. Jeśli odpowiedź na pytanie o wysokie ryzyko jest twierdząca, lista każe przejść do wersji rozszerzonej i skonsultować się ze specjalistą.
Szerzej o tym, co z AI Act dotyczy zwykłej polskiej firmy, piszemy w tekście o AI Act i kontrolach od 28 października. Warto pamiętać, że RODO i AI Act to dwa osobne zestawy obowiązków. Jedna lista UODO obejmuje je obie, ale odpowiedzi na pytania o dane osobowe nie załatwiają obowiązków z AI Act, i odwrotnie.
Podsumowanie
- UODO opublikował w sierpniu 2026 roku cztery zestawy pytań inicjalnych o AI i ochronę danych. Jeden jest napisany dla MŚP korzystających z gotowych narzędzi.
- Lista dla MŚP ma 26 pytań w 9 blokach, a jej wypełnienie zajmuje według urzędu około 30 minut. Nie jest wiążącą wykładnią ani potwierdzeniem zgodności z RODO.
- Wypełniaj ją osobno dla każdego zastosowania narzędzia, przed zakupem, i zachowaj wypełnioną wersję.
- Zanim w narzędziu znajdą się czyjekolwiek dane, firma ma już umowę z dostawcą, podstawę przetwarzania, komunikat dla osób i wiedzę o miejscu składowania danych.
- Najbardziej zaniedbywane pytanie to to o trenowanie modeli dostawcy na twoich danych. Sprawdź ustawienia konta i umowę.
- Więcej niż trzy odpowiedzi „NIE”, dane wrażliwe, rekrutacja, scoring albo dane poza EOG oznaczają konsultację ze specjalistą i wersję rozszerzoną.
Wskazówka: wydrukuj albo skopiuj listę dla MŚP i wypełnij ją dla jednego narzędzia, którego już używacie w firmie. Najczęściej dopiero wtedy wychodzi, których odpowiedzi nikt w zespole nie zna. Jeśli rozważasz kolejne wdrożenie AI i chcesz je przejść z porządnym zapleczem dokumentacyjnym — chętnie podpowiemy.