Najczęściej słyszymy od nowych klientów to samo: „chcemy zautomatyzować obsługę leadów / fakturowanie / raporty, znajomy polecił Zapier, ale jak zaczęliśmy liczyć — wychodzi 600 zł miesięcznie tylko za narzędzie, a my dopiero zaczynamy”. Pytanie nie brzmi „czy automatyzować”, tylko „na jakim narzędziu”. W 2026 trzy platformy realnie konkurują o budżety polskich firm — n8n, Zapier i Make. Każda jest nowoczesna, każda ma setki integracji, każda obiecuje to samo. Różnica zaczyna się tam, gdzie nikt nie patrzy przy podpisywaniu — w modelu cenowym, limitach i tym, gdzie fizycznie lądują dane firmy.
Pokazujemy konkretne liczby z aktualnych cenników (stan na maj 2026), trzy decyzyjne pytania, na które właściciel firmy musi sobie odpowiedzieć przed wyborem, oraz typowy scenariusz dla małej, średniej i wymagającej regulacyjnie firmy. Bez marketingowych ogólników — tylko to, co policzysz w arkuszu.
Punkt wyjścia: każda z tych platform dobrze obsłuży 80% typowych przepływów MŚP (formularz → CRM, faktura → arkusz, lead → Slack, e-mail z załącznikiem → folder). Różnica nie polega na tym, „która zrobi to lepiej” — wszystkie zrobią to dobrze. Różnica polega na tym, ile zapłacisz za 36 miesięcy używania, kto będzie odpowiedzialny gdy coś się zepsuje, i gdzie fizycznie lądują dane z Twoich formularzy kontaktowych.
Trzy filozofie tej samej kategorii
Wszystkie trzy narzędzia robią pozornie to samo: łączą wiele aplikacji w jeden wizualny przepływ. Otwierasz panel, wybierasz „gdy ktoś wypełni formularz” jako start, dokładasz „zapisz do arkusza”, „wyślij e-mail”, „dodaj do CRM” — i automatyzacja działa. Bez programisty.
To, co je realnie różni, to filozofia własności i kosztów:
- Zapier — najstarszy gracz (od 2011 r.), największa biblioteka integracji (>7 000 aplikacji), interfejs „dla nietechnicznych”. Koszt rośnie z każdym krokiem przepływu — to model „prostota za cenę pieniędzy”.
- Make (dawniej Integromat) — wizualny edytor scenariuszy, bardziej rozbudowane logiki rozgałęziania, model cenowy oparty na operacjach (każda akcja w scenariuszu = 1 operacja). Tańszy od Zapiera przy złożonych przepływach, ale wymaga więcej kombinowania.
- n8n — open-source, „fair-code”. Możesz uruchomić ją w cloud (€20/mies. od planu Starter), ale możesz też postawić na własnym serwerze za darmo w ramach licencji Sustainable Use License (źródło: n8n.io/pricing oraz docs.n8n.io). To jedyna z trzech platform, która daje opcję „bez vendora” — kod jest na GitHubie, dane lądują na Twoim serwerze.
Te trzy filozofie odpowiadają trzem różnym ryzykom, które właściciel firmy bierze na siebie przy automatyzacji. Zapier ryzykuje portfelem, Make ryzykuje krzywą uczenia się, n8n ryzykuje koniecznością miniserwera (lub VPS-a za 30 zł/mies.). Wybór zależy od tego, którego ryzyka się obawiasz najbardziej.
Dla polskiego MŚP istotny jest jeszcze jeden wymiar, o którym anglojęzyczne porównania milczą: integracje z polskimi narzędziami. wFirma, iFirma, Comarch ERP XL, Subiekt, Allegro, Furgonetka, InPost — żadne z tych narzędzi nie znajduje się na liście „top integracji” Zapiera ani Make. W praktyce oznacza to, że niezależnie od wybranej platformy, część przepływów do polskich systemów buduje się przez generyczne moduły HTTP / Webhook / REST API. To jest realny limit dla wszystkich trzech narzędzi i ważne kryterium oceny — kto z polskich integratorów ma gotowe szablony właśnie dla Twojego stosu.
Model cenowy — gdzie tracicie pieniądze
To jest miejsce, w którym najwięcej firm popełnia błąd. Każda z platform liczy „uruchomienia” inaczej, więc pozornie podobne plany dają w praktyce różne rachunki na koniec miesiąca.
1. Zapier — per-task, czyli każdy krok kosztuje
Zapier liczy taski. Jeden task = jedno pojedyncze działanie w przepływie. Jeśli Twój Zap składa się z 5 kroków (trigger + 4 akcje) i uruchamia się 100 razy w miesiącu — zużywa 400 tasków (trigger jest darmowy w niektórych konfiguracjach, akcje zawsze płatne). Aktualny cennik (źródło: zapier.com/pricing):
| Plan | Cena (rocznie, w przeliczeniu) | Taski/mies. |
|---|---|---|
| Free | $0 | 100 |
| Professional | od $19,99/mies. (~80 zł) | od 750 |
| Team | od $69/mies. (~280 zł) | większe pule + 25 użytkowników |
| Enterprise | indywidualnie | unlimited annual |
Pułapka: Zapier doliczy też filtry i ścieżki (Paths) jako osobne taski. Scenariusz „przyjmij lead → sprawdź czy z Polski (filter) → jeśli tak, idź ścieżką A (path), jeśli nie, ścieżką B” — to już 4 taski na jedno uruchomienie zamiast pozornych 2. Przy 1000 leadach miesięcznie to 4 000 tasków, czyli plan rzędu $50–80/mies.
Druga pułapka: plan Free pozwala tylko na 2-step Zaps. Najbardziej oczywiste przepływy, które chciałbyś zbudować jako pierwsze (formularz → CRM → e-mail powitalny → Slack handlowca), wymagają już planu Professional. Free jest naprawdę tylko do nauki interfejsu, nie do realnej pracy — i to różnica vs Make Free (gdzie pełna logika jest dostępna, tyle że limit operacji szybciej się kończy).
Kiedy ma sens: mała firma, 2–3 proste przepływy (formularz → CRM, faktura → Slack), zero złożonej logiki. Free plan (100 tasków) wystarczy do nauki, Professional do realnej pracy.
2. Make — per-operation, lepszy przy złożonych przepływach
Make liczy operacje. Każda akcja modułu w scenariuszu to jedna operacja (źródło: make.com/en/pricing). Cena startuje znacznie niżej niż u Zapiera:
| Plan | Cena | Operacje/mies. | Aktywne scenariusze |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | 1 000 | 2 |
| Core | $9 (~36 zł) | 10 000+ | unlimited |
| Pro | $16 (~65 zł) | 10 000+ | unlimited |
| Teams | $29 (~115 zł) | 10 000+ | unlimited |
Plus: Pro daje dłuższe wykonania scenariuszy (40 minut zamiast 5 na Free) i większy transfer danych (5 GB zamiast 512 MB). To ważne, jeśli przepływ pobiera duże pliki (np. faktury PDF z e-commerce do OCR).
Pułapka: Free plan ma minimalny interwał 15 minut między uruchomieniami — czyli scenariusz „sprawdź skrzynkę co minutę i przekaż wiadomość” nie zadziała na Free. Trzeba przejść na Core ($9/mies.).
Kiedy ma sens: firma 5–20 osób, 5–15 scenariuszy z rozgałęzieniami i transformacjami danych. Make przy podobnej liczbie kroków co Zapier wychodzi typowo 2–3 razy taniej, bo $16 daje 10 000 operacji, a w Zapierze $20 daje 750 tasków.
3. n8n — execution-based plus opcja self-hosted za darmo
n8n liczy wykonania workflow (executions), nie pojedyncze akcje. To istotne: scenariusz ze 100 krokami liczy się jako 1 execution. Cennik chmurowy (źródło: n8n.io/pricing):
| Plan | Cena (rocznie, w przeliczeniu) | Executions/mies. | History |
|---|---|---|---|
| Starter | €20/mies. (~85 zł) | 2 500 | 1 dzień |
| Pro | €50/mies. (~215 zł) | 10 000 | 5 dni |
| Business | €667/mies. (~2 850 zł) | 40 000 | 30 dni |
| Enterprise | indywidualnie | custom | 365 dni |
Decydująca opcja: n8n udostępnia kod na licencji Sustainable Use License. Możesz postawić platformę na własnym serwerze (Docker, VPS od 30 zł/mies., raspberry Pi, mini-pc) i mieć nieograniczoną liczbę wykonań w ramach SUL — pod warunkiem, że nie odsprzedajesz n8n jako usługi własnym klientom. Dla 99% MŚP to oznacza: zero kosztu narzędzia, tylko hosting (zob. dokumentacja docs.n8n.io).
Pułapka: self-hosted n8n wymaga utrzymania — backupy, aktualizacje, monitoring. Dla firmy bez działu IT to typowo 1–3 godziny pracy miesięcznie zewnętrznego dostawcy. Zazwyczaj i tak taniej niż chmurowe plany Zapiera.
Kiedy ma sens: firma, która rośnie i widzi, że za pół roku przekroczy 5 000 executions miesięcznie. Self-hosted rozwiązuje też kwestie RODO (dane nie wychodzą z infrastruktury klienta).
Decyzja — który dla jakiej firmy
Cennik to jedna strona równania. Druga to kto realnie będzie utrzymywał automatyzacje i co dzieje się z danymi. Trzy typowe scenariusze, w których typowo wpadamy w MŚP:
Mała firma 1–5 osób, kilka prostych integracji
Sklepikarz, restaurator, gabinet, freelancer. Potrzebujesz: formularz → CRM, e-mail powitalny, faktura → Slack. Maksymalnie 3–5 prostych przepływów, każdy odpalany kilkadziesiąt razy miesięcznie.
Rekomendacja: Make Free lub Zapier Free na start, potem Make Core ($9) jeśli przekroczysz 1000 operacji. Self-hosted n8n nie ma sensu, bo koszt utrzymania (wsparcie zewnętrzne) zje oszczędność.
Test decyzyjny: czy ktoś w firmie umie ustawić scenariusz w jeden wieczór? Tak → Make. Nie → Zapier (interfejs „dla babci”). Cena kupuje czas onboardingu.
Średnia firma 10–50 osób, wiele scenariuszy
Biuro rachunkowe, kancelaria, e-commerce, agencja. 10–30 przepływów, niektóre uruchamiane setki razy dziennie (np. import faktur, synchronizacja stanów magazynowych).
Rekomendacja: n8n self-hosted na własnym serwerze (lub VPS u polskiego dostawcy — Hetzner, Mevspace, OVH). Zaoszczędzona kwota względem Zapier Team ($69/mies. = ~3 400 zł/rok) lub Make Teams ($29/mies. = ~1 400 zł/rok plus dodatkowe pakiety operacji) finansuje 10× wsparcie zewnętrzne.
Test decyzyjny: czy w firmie jest ktoś (lub stały dostawca IT), kto raz na kwartał zaktualizuje serwer? Tak → n8n. Nie → Make Teams.
Więcej o tym, jak wygląda techniczne wdrożenie n8n w polskiej firmie, opisaliśmy wcześniej w n8n — automatyzacja procesów biznesowych bez pisania kodu.
Firma z wymogami danych — RODO, klienci wrażliwi
Kancelaria prawna, gabinet medyczny, biuro rachunkowe, firma B2B z dużymi kontraktami. Klauzule poufności, zgodność RODO, czasem wymóg „dane nie opuszczają Polski”.
Rekomendacja: n8n self-hosted w polskiej infrastrukturze. To jedyna z trzech opcji, w której można konkretnie odpowiedzieć klientowi na pytanie „gdzie są moje dane” — odpowiedź brzmi „na naszym serwerze w [konkretne miasto]“. Zapier i Make przetwarzają dane w infrastrukturze poza UE (USA i Europa Zachodnia), co wymaga mechanizmów transferu zgodnie z rozdziałem V RODO (rozporządzenie UE 2016/679).
Test decyzyjny: czy podpisujesz z klientami umowy powierzenia (DPA) z restrykcyjnymi klauzulami? Tak → n8n self-hosted. Nie → wybór jak w pkt 1 lub 2.
Jak my to robimy w Monaltro
Standardowo łączymy automatyzację z księgowością — bo tam właściciel firmy najszybciej widzi efekt (mniej ręcznych operacji w fakturach, automatyczne raporty ROI dla działu reklamowego). W praktyce wdrażamy w jednym z trzech wariantów:
- Make Pro dla firm 5–15 osób, które chcą zacząć szybko i nie mają działu IT. Konfigurujemy 3–5 scenariuszy w pierwszym tygodniu, klient rozbudowuje resztę sam.
- n8n self-hosted na VPS dla firm 15+ osób lub z wymogami danych. Stawiamy w Dockerze, dokumentujemy procedurę aktualizacji, klient płaci tylko za hosting (typowo 50–150 zł/mies.) plus wsparcie kwartalne.
- Hybryda dla niektórych klientów — n8n self-hosted dla rzeczy z danymi wrażliwymi (faktury, leady, dane osobowe), Make dla integracji z narzędziami marketingowymi (gdzie i tak wszystko siedzi w chmurze partnerów).
Najczęściej powtarzający się błąd, który widzimy: firma startuje z Zapierem, bo „jest najpopularniejszy”, po pół roku rachunek przekracza 600 zł/mies., a wciąż jest trzymana w pudełku „2-step Zaps”. Migracja do Make lub n8n pojawia się dopiero po roku, kiedy 3–4 tysiące złotych już zostało wydane na narzędzie, które miało służyć latami.
Ostrzeżenie: zanim podpiszesz roczny plan dowolnej z platform, policz realne uruchomienia w arkuszu. Free plan każdego z nich (Zapier 100 tasków, Make 1000 operacji, n8n Starter trial) wystarcza na zbudowanie 2–3 prawdziwych scenariuszy i zmierzenie ile faktycznie zużywają. Decyzja o płatnym planie powinna iść po, nie przed tym pomiarem.
Podsumowanie
W 2026 nie ma jednej dobrej odpowiedzi na pytanie „n8n czy Zapier czy Make”. Jest natomiast dobra metoda wyboru: policz realne uruchomienia w darmowym planie, sprawdź czy masz kogoś do utrzymania serwera, i odpowiedz sobie szczerze, czy dane Twojej firmy mogą leżeć w USA. Te trzy odpowiedzi prowadzą do trzech różnych narzędzi i różnicy 3 000–10 000 zł rocznie w budżecie.
- Zapier wygrywa łatwością startu i biblioteką integracji, ale model per-task drożeje w sposób, którego nie widać przy podpisywaniu.
- Make daje najlepszy stosunek ceny do złożoności — jeśli masz cierpliwość do nauki interfejsu, wychodzi typowo 2–3× taniej niż Zapier przy podobnej pracy.
- n8n self-hosted to opcja „dla dorosłych” — wymaga serwera lub dostawcy IT, ale zdejmuje dwa największe ryzyka (vendor lock-in i transfer danych poza UE) i nie ma kosztu skalowania.
Wskazówka: najtańsze narzędzie to to, którego nie musisz wymieniać po roku. Wybór powinien iść za prognozą wzrostu firmy, nie za bieżącą wygodą. Jeśli rozważasz pierwsze wdrożenie automatyzacji i chcesz porównać te trzy opcje na konkretnych liczbach Twojej firmy — chętnie usiądziemy do tego razem.