Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacji polskiej administracji podatkowej. Dla przedsiębiorców oznacza on fundamentalną zmianę sposobu wystawiania i odbierania faktur. Zebraliśmy to, co naprawdę musisz wiedzieć — bez zbędnego żargonu prawniczego.
Czym jest KSeF?
KSeF to rządowa platforma, przez którą będą przepływać wszystkie faktury VAT wystawiane między polskimi przedsiębiorcami. Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF i jest przechowywana przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat.
Mówiąc prosto: zamiast wysyłać fakturę mailem lub dawać papierową, wysyłasz ją do systemu MF, a kontrahent pobiera ją stamtąd.
Harmonogram wdrożenia
| Podmiot | Obowiązkowy KSeF od |
|---|---|
| Podatnicy VAT czynni (obrót > 200 mln zł) | 1 lutego 2026 |
| Pozostali podatnicy VAT czynni | 1 kwietnia 2026 |
| Podatnicy VAT zwolnieni | 1 stycznia 2027 |
Uwaga: Powyższe terminy obowiązują po ostatnich nowelizacjach (stan na kwiecień 2025). Śledzimy zmiany legislacyjne na bieżąco — klienci Monaltro są informowani o aktualizacjach.
Co się zmieni w praktyce?
Wystawianie faktur
Faktury będą wystawiane tylko przez oprogramowanie z integracją KSeF (wFirma, Fakturownia, SAP, własne systemy). Papierowe faktury i PDF-y wysyłane mailem będą możliwe jedynie w wąskich wyjątkach.
Odbieranie faktur
Twój dostawca wystawiając fakturę, nie wyśle jej już e-mailem. Powiadomi Cię tylko o numerze KSeF — Ty (lub Twój system) pobierze fakturę z platformy MF.
Co z fakturami dla konsumentów (B2C)?
Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z KSeF — obowiązuje tylko obrót B2B.
Jakie są kary za niestosowanie KSeF?
Po wejściu obowiązku:
- Brak faktury KSeF przy transakcji B2B: kara do 100% kwoty VAT z faktury
- Wystawienie faktury poza KSeF (bez uprawnienia do tego): kara do 100% kwoty VAT
Jak wFirma obsługuje KSeF?
Klienci Monaltro korzystają z platformy wFirma, która posiada pełną integrację z KSeF. Co to oznacza dla Ciebie?
✅ Wystawianie faktur KSeF bezpośrednio z panelu wFirma
✅ Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF
✅ Archiwizacja i numerowanie zgodne z wymogami MF
✅ Obsługa uprawnień — możesz nadać dostęp dla biura rachunkowego
Co musisz zrobić teraz?
1. Sprawdź swoje oprogramowanie
Upewnij się, że Twój program do fakturowania obsługuje KSeF. Jeśli wystawiasz faktury ręcznie w Excelu lub Word — zmień narzędzie przed terminem obowiązku.
2. Zaktualizuj dane kontrahentów
KSeF wymaga NIP kontrahenta do każdej faktury B2B. Przejrzyj bazę klientów i uzupełnij brakujące numery NIP.
3. Przejrzyj pełnomocnictwa
Jeśli Twoje biuro rachunkowe wystawia faktury w Twoim imieniu, musisz nadać mu pełnomocnictwo KSeF (UPO-KSeF) przez Portal Podatkowy MF.
4. Przetestuj w środowisku sandbox
MF udostępniło środowisko testowe KSeF. Warto przeprowadzić kilka testowych faktur przed “ostrą” datą.
Jak Monaltro przygotowuje klientów?
Dla wszystkich klientów biura rachunkowego Monaltro:
- Audit gotowości KSeF — sprawdzamy oprogramowanie i dane kontrahentów
- Konfiguracja wFirma — ustawiamy integrację KSeF i pełnomocnictwa
- Szkolenie — 30-minutowe webinarium dla Twojego zespołu
- Monitoring — na bieżąco informujemy o zmianach prawnych
Masz pytania dotyczące KSeF lub chcesz przenieść księgowość do Monaltro przed wprowadzeniem obowiązku? Skontaktuj się z nami — chętnie pomożemy.