Wielu właścicieli firm w Polsce korzysta z uproszczenia, które funkcjonuje od lat: paragon fiskalny wystawiony na NIP nabywcy do 450 zł brutto traktują jako fakturę uproszczoną i odliczają od niego VAT. To praktyczne rozwiązanie dla setek tysięcy małych transakcji — od tankowania do drobnych zakupów biurowych.
Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki (nr 12411852 w Rządowym Centrum Legislacji, podstawa prawna: art. 111 ust. 7a ustawy o VAT, Dz.U. 2025 poz. 775) przewiduje likwidację tej możliwości od 1 stycznia 2027 r. Jeśli rozporządzenie wejdzie w życie w zaplanowanym terminie, kasa fiskalna stanie się wyłącznie urządzeniem do ewidencji sprzedaży detalicznej — nie będzie już narzędziem do wystawiania jakichkolwiek faktur. Firma sprzedająca zarówno konsumentom, jak i przedsiębiorcom będzie musiała prowadzić dwa zupełnie oddzielne obiegi dokumentów.
To nie jest zmiana, do której wystarczy wysłać jeden mail do działu księgowości. Wymaga ona przeglądu procesów sprzedażowych, aktualizacji oprogramowania i rozmów z kontrahentami. Masz na to dwa miesiące. Poniżej pokazujemy, co konkretnie się zmienia i co musisz zrobić.
Ważne: Opisujemy zmiany na podstawie projektu rozporządzenia, który na dzień 29 października 2026 r. nie został jeszcze podpisany ani opublikowany w Dzienniku Ustaw. Rozporządzenie jest na etapie procesu legislacyjnego. Przed podjęciem decyzji finansowych lub organizacyjnych skonsultuj się z doradcą podatkowym lub zweryfikuj aktualny stan w RCL (legislacja.gov.pl).
Jak to działa teraz — paragon z NIP jako faktura uproszczona
Obowiązujące przepisy przewidują, że paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy i kwotę do 450 zł brutto (lub 100 EUR) jest fakturą uproszczoną w rozumieniu art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Nabywca — przedsiębiorca — może na jego podstawie odliczyć podatek naliczony, tak jakby otrzymał standardową fakturę VAT.
Z perspektywy sprzedawcy to ogromne uproszczenie: w kasie fiskalnej wybiera się NIP klienta podczas wystawiania paragonu i — bez żadnych dodatkowych kroków — transakcja jest jednocześnie dokumentem sprzedażowym dla konsumenta i dokumentem kosztowym dla nabywcy-przedsiębiorcy.
W praktyce korzystają z tego przede wszystkim:
- stacje paliw,
- sklepy budowlane i RTV/AGD z klientami firmowymi,
- restauracje i hotele obsługujące podróżujących pracowników,
- małe sklepy wielobranżowe z mieszaną bazą klientów.
Wyjątkowe znaczenie ma tutaj limit 450 zł brutto. Transakcje powyżej tej kwoty wymagają standardowej faktury VAT wystawionej poza kasą i — od kwietnia 2026 r. — przesyłanej do KSeF. Paragon z NIP na wyższe kwoty od dawna nie jest wystarczającym dokumentem.
Więcej o tym, kto jest objęty obowiązkiem kas fiskalnych online i jak wyglądają integracje z KSeF na poziomie sprzętu, omawiamy w osobnym wpisie: Kasa fiskalna online dla MŚP 2026 — harmonogram, nowe zwolnienia i KSeF.
Co zmienia projekt rozporządzenia od 1 stycznia 2027
Projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących zakłada rozdzielenie dwóch funkcji, które dotychczas mogły być łączone w jednym urządzeniu.
Po planowanej zmianie:
Kasa fiskalna ewidencjonuje wyłącznie paragony fiskalne. Traci całkowicie funkcję fakturowania.
Paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto staje się jedynie potwierdzeniem sprzedaży — nie jest już fakturą uproszczoną i nie uprawnia nabywcy do odliczenia VAT.
Każda sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy (B2B), niezależnie od kwoty, wymaga oddzielnej faktury wystawionej w systemie fakturowania i przesłanej do KSeF. Dotyczy to transakcji za 50 zł, 100 zł, 200 zł — całego zakresu, który dotychczas można było obsłużyć paragоnem z NIP.
Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) nadal wymaga paragonu fiskalnego z kasy — tu nic się nie zmienia.
Zmiany w raportach kasowych
Projekt przewiduje, że od 2027 r. raporty fiskalne (dobowe i miesięczne) nie będą już zawierały liczby i wartości wystawionych oraz anulowanych faktur. Będą obejmować wyłącznie ewidencję sprzedaży prowadzonej przez kasę. Jeśli Twoja księgowość uzgadnia raporty kasowe z ewidencją fakturową, ten obszar wymaga aktualizacji procedur.
Zakaz wymiany pamięci fiskalnej od 1 lipca 2027
Projekt obejmuje również kolejną zmianę, niezależną od fakturowania: od 1 lipca 2027 r. nie będzie możliwa wymiana pamięci fiskalnej w kasach z elektronicznym zapisem kopii. Po zapełnieniu pamięci lub jej awarii konieczny będzie zakup nowej kasy — najczęściej online. To istotna informacja dla firm, które inwestowały w starsze modele kas z zapisem na kartridżach.
Wyrejestrowanie kasy
Projekt wprowadza też nowy obowiązek formalny: złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji po zakończeniu jej użytkowania (na przykład przy zakończeniu działalności lub wymianie sprzętu). Raport rozliczeniowy należy złożyć w formie elektronicznej w terminie 5 dni od sporządzenia protokołu, łącznie z wnioskiem o wyrejestrowanie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Brak wniosku ma skutkować karą 300 zł.
Kogo ta zmiana dotyczy bezpośrednio
Zmiana uderzy przede wszystkim w firmy, które obsługują jednocześnie klientów B2C i B2B i dotychczas korzystały z paragonu z NIP jako szybkiego rozwiązania dla mniejszych transakcji.
Najbardziej narażone branże:
Stacje paliw i serwisy motoryzacyjne. Większość transakcji paliwowych poniżej 450 zł jest realizowana z paragonem z NIP. Klienci firmowi — kurierzy, przedstawiciele handlowi, fleet managerzy — oczekują dokumentu kosztowego. Od 2027 r. każda taka transakcja wymaga faktury KSeF.
Sklepy z asortymentem B2B (materiały budowlane, elektryczne, hurtownie). Kupujący detal z firmowym NIP po materiały do projektu to standardowy klient — dotychczas obsługiwany paragonem z NIP poniżej 450 zł.
Restauracje, hotele, catering biznesowy. Pracownik delegowany płaci kartą firmową za obiad — do tej pory paragon z NIP wystarczył do rozliczenia. Od 2027 r. musi zażądać faktury KSeF.
Drobna sprzedaż usługowa (warsztaty, drukarnie, firmy kurierskie, salony kosmetyczne obsługujące firmy). Każda transakcja poniżej 450 zł z klientem firmowym — od teraz wymaga KSeF.
Kogo zmiana NIE dotyczy:
Firmy sprzedające wyłącznie konsumentom (B2C) nie odczują zmiany w obszarze fakturowania — kasa fiskalna pozostaje im do ewidencji paragonów tak jak dotychczas.
Firmy sprzedające wyłącznie przedsiębiorcom (B2B) już teraz powinny wystawiać faktury KSeF dla każdej transakcji — dla nich to potwierdzenie, że dotychczasowy proces był prawidłowy.
Pięć kroków do przygotowania firmy przed końcem 2026 roku
Masz dwa miesiące. To wystarczy, ale tylko jeśli zaczniesz teraz.
1. Zmapuj swoje transakcje B2B poniżej 450 zł
Pobierz z kasy lub programu kasowego raport sprzedaży z ostatnich 3 miesięcy. Sprawdź, ile transakcji z NIP nabywcy było poniżej 450 zł. To da Ci obraz skali zmiany — czy jest to kilka transakcji tygodniowo, czy kilkaset dziennie. Skala wyznacza priorytet wdrożenia.
2. Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie fakturowe obsługuje KSeF
Jeśli korzystasz z programu do fakturowania (wFirma, Fakturownia, inFakt, Comarch Optima, Symfonia), zweryfikuj, czy wystawiasz już faktury w KSeF i czy program umożliwia szybkie wystawienie faktury na kasie lub przy punkcie sprzedaży. Kluczowe jest tempo — pracownik przy kasie nie może czekać kilku minut na wystawienie faktury w osobnym systemie.
Wiele programów kasowych integruje się z modułem KSeF, ale wymaga to aktywacji i konfiguracji. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania i zapytaj wprost: „Co muszę skonfigurować, żeby od 1 stycznia 2027 każda transakcja B2B poniżej 450 zł generowała fakturę KSeF?“.
3. Przemyśl obieg dokumentów przy stanowisku kasowym
W modelu obecnym pracownik przy kasie widzi prośbę klienta o paragon z NIP i naciska jeden przycisk. Od 2027 r. musi:
- zapytać klienta o NIP,
- przełączyć się na system fakturowania,
- wystawić fakturę KSeF i wysłać ją do klienta,
- ewentualnie wydrukować wizualizację faktury dla klienta, który jej oczekuje w formie papierowej.
Przeszkol pracowników z obsługi obu systemów. Przygotuj instrukcję krok po kroku przy każdym stanowisku. Kluczowe jest to, żeby pracownik wiedział, kiedy zapytać o NIP — najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem skanowania towarów, a nie po wystawieniu paragonu. Zmiana momentu pytania to prosta modyfikacja procedury, która oszczędzi wielu nieporozumień i konieczności anulowania transakcji.
4. Powiadom stałych kontrahentów B2B
Klienci firmowi przyzwyczajeni do odbierania paragonów z NIP mogą być zaskoczeni zmianą. Warto uprzedzić ich — zwłaszcza tych, którzy regularnie robią u Ciebie zakupy — że od nowego roku każda transakcja firmowa będzie wymagała podania NIP-u i adresu e-mail do wysłania faktury KSeF (lub numeru telefonu, jeśli klient preferuje e-mail z wizualizacją).
Praktyczna informacja: faktura KSeF ma numer identyfikujący — to 36-znakowy ciąg, który klient może podać swojej księgowej, a ona pobierze fakturę bezpośrednio z systemu KSeF. Część klientów biznesowych już korzysta z tego mechanizmu i nie będzie potrzebowała żadnych wydruków.
5. Zweryfikuj leasingi i zakupy sprzętu kasowego
Jeśli kasa fiskalna jest w leasingu lub niedawno ją kupowałeś, sprawdź jej parametry dotyczące pamięci fiskalnej. Jeżeli jest to starsza kasa z elektronicznym zapisem kopii, zaplanuj wymianę lub modernizację przed 1 lipca 2027 r. (kiedy wchodzi zakaz wymiany pamięci). Wcześniejsza wymiana oznacza też lepszy wybór modeli i brak tłoku w serwisach kasowych w pierwszym kwartale 2027 r.
Trzy typowe sytuacje i co z nimi zrobić
Teoretyczne przepisy są jednym — praktyczne scenariusze pomagają szybciej zrozumieć, co to znaczy dla Twojej codziennej sprzedaży.
Scenariusz A: Restauracja z firmowymi lunchami
Typowy obiad firmowy to rachunek ok. 80–120 zł na osobę. Dziś kelner może wydrukować paragon z NIP. Od 2027 r. gość z firmową kartą płatniczą lub delegacją będzie musiał poprosić o fakturę KSeF. Restauracja powinna przygotować prosty formularz QR lub terminal, gdzie pracownik biznesowy wpisuje NIP i adres e-mail — i faktura ląduje w jego skrzynce lub bezpośrednio w KSeF jeszcze przy stole.
Scenariusz B: Sklep budowlany
Ekipa remontowa kupuje materiały za 300 zł i chce fakturę na firmę. Dotychczas: paragon z NIP. Od 2027 r.: faktura KSeF musi być wystawiona od razu przy kasie. Optymalnym rozwiązaniem jest integracja kasy z programem fakturowym, która pozwala wystawić fakturę bezpośrednio w interfejsie kasowym — bez przełączania się na inne urządzenie.
Scenariusz C: Stacja paliw
Kierowca z kartą flotową tankuje za 180 zł. Dziś paragon z NIP wystarczy. Od 2027 r. stacja musi wystawić fakturę KSeF. Duże sieci stacji — takie jak Orlen czy BP — mają systemy kart flotowych zintegrowane z fakturowaniem i prawdopodobnie wdrożą rozwiązanie systemowe. Małe niezależne stacje i stacje przydrożne będą potrzebowały aktualizacji oprogramowania kasowego.
Co z karami — gdzie jest ryzyko
Projekt rozporządzenia określa nowe obowiązki dla sprzedawców. Niezależnie od zmian w kasach fiskalnych obowiązują też reguły dotyczące dokumentacji VAT: nabywca, który nie będzie miał prawidłowego dokumentu kosztowego (czyli faktury KSeF zamiast paragonu z NIP), nie odliczy VAT naliczonego.
Ryzyko nie spoczywa tu na kupującym — spoczywa na sprzedawcy, który nie wystawił faktury KSeF mimo obowiązku. Kupujący po prostu nie będzie mógł odliczyć VAT i będzie oczekiwał wystawienia faktury. Więcej o tym, jak wygląda harmonogram kar za naruszenia KSeF od 2027 r., przeczytasz w osobnym wpisie: KSeF obligatoryjny — aktualny harmonogram i co MŚP musi sprawdzić przed 2027.
Najczęstsze pytania praktyczne
Czy paragon z NIP będzie w ogóle wystawiany po 2027 r.?
Tak — ale wyłącznie wtedy, gdy klient zgłosi taką prośbę jako konsument (B2C). Paragon z NIP nadal będzie dokumentem fiskalnym, który kasa może wystawić na żądanie klienta. Jednak od 2027 r. ten dokument nie uprawnia do odliczenia VAT i nie jest fakturą. Firma wystawiająca taki paragon na rzecz przedsiębiorcy narazi się na sytuację, w której klient odmówi przyjęcia dostawy lub usługi bez prawidłowej faktury KSeF.
Co jeśli klient dopiero po wizycie zorientuje się, że potrzebuje faktury?
To jeden z trudniejszych przypadków operacyjnych. Wystawienie faktury korygującej do paragonu przestanie być możliwe w dotychczasowym trybie. Jeśli klient firmowy zapomni zgłosić NIP przy kasie, będzie musiał wrócić i zażądać faktury wystawionej poza kasą — przez system KSeF. Warto już teraz zaprojektować w procesie kasowym pytanie: „Czy transakcja jest na firmę?” zadawane przed zakończeniem sprzedaży.
Czy zmiany dotyczą też firm zwolnionych z VAT?
Firmy zwolnione podmiotowo z VAT (do 200 000 zł obrotu) nie wystawiają faktur VAT z wykazanym podatkiem, ale mogą wystawiać faktury bez VAT — i te też od 2026 r. przechodzą przez KSeF. Zwolnienie podmiotowe nie zwalnia z obowiązku KSeF dla faktur B2B. Kasa fiskalna takich firm nadal wystawia paragony B2C, ale faktury dla klientów firmowych — niezależnie od zwolnienia VAT — muszą trafiać do KSeF.
Czy zmiana dotyczy transakcji poniżej 450 zł na umowę o dzieło lub zlecenie?
Nie — umowy o dzieło i zlecenia to odrębny reżim prawny, podlegający pod przepisy PIT, nie VAT. Zmiany dotyczą sprzedaży objętej kasą fiskalną (tj. sprzedaży detalicznej B2C i B2B w zakresie VAT), nie rozliczeń na podstawie umów cywilnoprawnych.
Podsumowanie
Planowane rozporządzenie zmieniające zasady działania kas fiskalnych zamknie rozdział, który trwał kilka lat: paragon z NIP przestanie być fakturą uproszczoną i dokumentem umożliwiającym odliczenie VAT.
Zmiana dotyczy wszystkich firm sprzedających zarówno konsumentom, jak i przedsiębiorcom — zwłaszcza tych, gdzie transakcje B2B poniżej 450 zł są codziennością. Dla wielu sektorów (paliwa, handel budowlany, gastronomia) to de facto przebudowa jednego z centralnych punktów w procesie sprzedażowym.
Wskazówka: Nie czekaj na ostateczne wejście rozporządzenia w życie — zacznij mapować swoje transakcje i rozmawiać z dostawcą oprogramowania kasowego już teraz. Firmy, które wdrożą integrację kasa-KSeF w spokojnym trybie w listopadzie i grudniu, unikną nerwowego szukania serwisanta w pierwszym tygodniu nowego roku. Jeśli chcesz omówić, jak połączyć punkt sprzedaży z systemem KSeF w Twojej firmie — napisz do nas.